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广东省地方法规 |
【发布文号】深档字[2001]124号
【发布日期】2001-10-23
【生效日期】2001-10-23
【失效日期】-----------
【所属类别】地方法规
【文件来源】-----------
深圳市档案局关于印发《深圳市机关、
团体、企业事业单位归档文件整理规则》的通知
(2001年10月23日深档字〔2001〕124号) 为了适应文档一体化和档案管理现代化的需要,提高归档文件整理工作效率,保证整理工作质量,特制定《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》。现予印发,请遵照执行。
深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则
第一章 总则
第一条 为适应计算机管理档案的需要,规范归档文件的整理方法,保证整理质量,有利于档案管理现代化,特制定本规则。
第二条 本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档文件整理工作。
第三条 本规则所称归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第四条 归档的文件材料应收集齐全完整,于次年6月底以前归档。
第五条 归档文件的整理,应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
第二章 归档文件整理程序
第六条 归档文件的整理,按分装、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
第七条 归档文件的整理,以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图表、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。
第八条 分类
归档文件的整理,按下列步骤进行分类:
分年度:将归档文件按其形成年度分开。
分保管期限:将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。
分职能:将同一年度、同一保管期限的归档文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分工。
第九条 装订
归档文件应逐件装订,使用的装订材料应有利于归档文件的保护,装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;正件在前,附件在后。
第十条 排列
同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。
第十一条 编号
在每件归档文件首页右上方加盖档号章(档号章格式见附图一)并填写有关项目。档号章的项目包括:
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
年度:归档文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限:归档文件的保管期限。
件号:归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。
编制件号时,同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号,件号不得重复。
第十二条 装盒
归档文件应按件号顺序装满案盒,同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。
档案盒应采用无酸纸制作,由深圳市档案局监制,封底下部应印有“深圳市档案局监制”字样。
档案盒封面(格式见附图二)填写立档单位全称或规范化简称。
档案盒背脊(格式见附图三)项目包括:
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
年度:归档文件的形成年度。
保管期限:归档文件的保管期限。
起止件号:盒内归档文件的起始和终止件号。
盒号:档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
备考表(格式见附图四)项目包括:
盒内档案情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理者:负责整理归档文件的人员姓名。
整理日期:归档文件整理完毕的日期。
第十三条 编目
档案目录即归档文件目录(格式见附图五)项目包括:
件号:归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。
责任者:制发文件的组织或个人。
文号:文件的发文字号。
题名:文件的标题。
日期:文件的制发日期。
页数:每件文件(含文件处理单、发文稿纸)的页数。
备注:档案状况的必要说明。
档案目录封面格式附图六。
整理说明应包括的内容:本单位的职能、机构设置与变化情况、主要领导人任职与变化情况;本年度工作概况;本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。
整理说明应与档案目录一起装订成册,一式三份。
附图一: 档号章格式
│ │
│←──────────── 4×15 ─────────────→│
│ │
─┼───────┬───────┬────────┬──────┼──
↑│ │ │ │ │ ↑
8 │ 全宗号 │ 年 度 │ 保管期限 │ 件 号 │ │
↓│ │ │ │ │ │
─┼───────┼───────┼────────┼──────┤16
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ ↓
└───────┴───────┴────────┴──────┴──
(单位:MM)
附图二: 档案盒封面格式
│ 220 │
│←────────────────────────────→│
────┼──────────────────────────────┤
↑ │ ↑ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ 110 │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ ↓ 粗黑线2 │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ ↓ │ │
310 │ │ ├──────────────────────────┤ │
│ │ ┝━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┥ │
│ │ │←──────────── 170 ────────→│ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ (单位:MM) │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
↓ │ │
────┴──────────────────────────────┘
附图三: 档案盒背脊格式
│ 30 │
│←─────→│
├───────┼───────────────────────────
│ │ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │40 │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │ │
├───────┼──── │95 │ │ │ │
│ 全宗号 │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │150 │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │
├───────┼────── │ │205 │ │
│ 年度 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │
├───────┼──────────── │ │260 │
│ 保管期限 │ │ │ │
│ │ │ │ │310
│ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │
├───────┼───────────────── │ │
│ 起止件号 │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ ↓ │
├───────┼────────────────────── │
│ 盒号 │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ ↓
└───────┴───────────────────────────
(单位:MM)
附图四: 备考表格式
────┬──────────────────────────────┐
↑ │ ↑ │
│ │ │ │
│ │ 36│ 备 考 表 │
│ │ │ │
│ │ ↓ │
│ │ ┌──────────────────┐ │
│ │ │盒内档案情况说明: │ │
│ │ │────────────── │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ 25 │ │ 15 │
310│ │←────→│ │←──→│
│ │ │ 整理者: ___│ │
│ │ │ │ │
│ │ │ 整理日期:__ │ │
│ │ │ ┌───────┤ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ └──────────┼───────┤ │
│ │ ↑ │←─────→│ │
│ │ │ │ 60 │ │
│ │ 15│ │
↓ │ ↓ │
────┼──────────────────────────────┤
│←─────────────220 ─────────────→│
│ │
(单位:MM)
附图五: 档案目录格式
档案目录
┌──┬───┬──┬───────────────┬──┬──┬──┐
│件号│责任者│文号│ 题 名 │日期│页数│备注│
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└──┴───┴──┴───────────────┴──┴──┴──┘
附图六: 档案目录封面格式
┌──────────────────────────────────┐
│ │
│ 档 案 目 录 │
│ │
│ │
│ 全宗名称______ │
│ │
│ 年度________ │
│ │
│ 保管期限______ │
│ │
│ 目录号_______ │
│ │
│ │
└──────────────────────────────────┘
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