广东省地方法规

  【发布文号】-----------

  【发布日期】2002-07-12

  【生效日期】2002-07-12

  【失效日期】-----------

  【所属类别】地方法规

  【文件来源】-----------

深圳市档案局关于重新发布

《关于印发〈立档单位档案分类方案编制规则〉的通知》等3个规范性文件的决定

(深档字〔2002〕78号)

（2002年7月12日）

　　根据深圳市人民政府办公厅《关于组织修订和重新发布市政府及各工作部门规范性文件的通知》（深府办〔2001〕98号）的要求，我局对2000年12月31日以前制定的规范性文件进行了全面清理，对需要继续执行的规范性文件作了必要的技术性修改。现决定将《关于印发〈深圳市档案案卷质量标准〉的通知》等3个规范性文件重新发布。我局2000年12月31日以前制定的规范性文件本次未重新发布的，今后不再执行。

附：

　　重新公布规范性文件目录

　　1．关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知（深档字〔1994〕49号）

　　2．关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知（深档字〔1997〕8号）

　　3．关于印发《深圳市实施〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉细则》的通知（深档字〔1998〕90号）

深圳市档案局关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知

（1997年1月21日）

深档字〔1997〕8号

市直各单位：

　　为了进一步加强我市各单位档案业务的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，我局参照国家关于档案分类、著录的标准和规范，制定了《深圳市档案分类方案编制规则》，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　科学、适用的档案分类方案是指导文件立卷归档和档案管理的业务规范，也是实现计算机辅助档案管理的重要前提。我市将在全市推行通用的档案管理系统软件，因此必须首先统一各立档单位档案分类的方法。为此，要求：

　　一、各单位要以本单位基本职能和主要任务为依据划分档案类别，按照本规则的规定编制出适用于本单位(含下属单位）的档案分类方案。方案的体系结构、类目设置等，要符合本规则的要求；归档范围和保管期限的确定，要根据国家规定并结合本单位的实际情况进行。

　　二、各单位在编制档案分类方案时，要征询各职能部门的意见，并经主管档案工作的领导审阅签字后报送我局备案。

　　三、在此之前已经编制了档案分类方案的单位，要根据本规则的规定进行适当修订，并报我局备案。

　　四、经我局审定施行的档案分类方案，应保持稳定，不得随意改动。因特殊情况确需改动的，须送我局备案。

　　特此通知

　　立档单位档案分类方案编制规则

　　档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范。为统一我市各立档单位档案分类的基本方法，以适应档案管理现代化的需要，特对档案分类方案的编制作如下规定：

　　一、分类原则

　　档案分类以立档单位的职能分类为基础。

　　职能是指每个立档单位承担的社会功能及其基本工作任务。建立档案分类体系，应以职能划分作为划分档案类别的依据。档案职能分类法适用于所有立档单位。

　　任何一个单位都有国家和社会赋予的特定职能，这种职能具体表现为区别于其它单位的专门性的管理或业务技术工作。也有为顺利行使特定职能而进行的一系列辅助性管理活动，如人事、财务、后勤管理等，这些活动一般在所有单位具有共同性。立档单位这两种类型的活动形成两种类型的档案。特定职能活动形成"职能类型"档案，辅助性管理活动形成"通用类型"档案。

　　以一个单位的全部档案为对象，依据特定职能和辅助管理为立类、划类的标准，建立起完整的档案分类体系，就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌，也便于档案的收集、整理和科学管理。

　　二、分类方法

　　首先把全部档案划分为通用类型和职能类型两大部分。然后分别在每一部分内进行档案的分类。

全宗 = 通用类型 + 职能类型

　　（一）通用类型档案的一级类目，一般包括党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类、干部职工档案类等。其中"声像类"不是按职能标准，而是为保管方便按载体特征划分出的类。这类档案各单位都存在，所以列入"通用类"。上述各类档案按顺序统一给定类号，由于各单位的建制、规模不同，有些单位可能不完全具备这些类的档案，可以从实际出发不设有关类目。但是给定的类号应予保留，不可被其他类占用。

　　（二）职能类型档案的一级类目，依其基本职能的分工为标准设立。主要依据是本单位"三定方案"规定的基本职责任务。单位内部组织机构是以现职能划分为基础设立的，因此可参考内部机构设置进行职能分类，但在实际工作中，每个内部机构的具体职能任务可能不只一项，且组织机构变化频繁，具有不稳定性，因此机构设置不能作为分类的主要依据。只有按立档单位的基本职能项目来划分档案的类别，才具有客观准确性和相对的稳定性。

　　三、档案分类方案的结构

　　档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。

　　（一）编制说明

　　编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。

　　（二）分类表

　　分类表是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来，考虑与我市《立档单位档案管理系统》的计算机软件相一致，档案类目排序为先通用类型后职能类型。

　　分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。

　　1．分类体系表

　　将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。

　　该表如下图所示：

　　图中O1-08为通用类型的类目，09之后为职能类型的类目。任何立档单位的档案全宗都是由上述两大类型档案组成，不同的单位可能有不同的通用类，可能编到09、10……，其职能类序号相应顺延。其中职能类型1-N是一个单位档案的主要类别，要根据立档单位的主要职能活动的实际来设置。

　　2、分类类目细分表

　　该表详尽地反映了立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门立卷及文件材料价值鉴定工作。

　　分类类目细分表的构成如下图所示：

　　一级类目 二级类目 序号 三级类目 保管期限

　　党群工作(01) 党务综合(01) 001 党委会议决议、纪要、记录 永久

　　002 党委工作计划、工作总结(年度的) 永久

　　党委工作计划、工作总结(半年的) 长期

　　（1）一级类目是立档单位档案实体分类的最高层位，根据立档单位的职能分工，结合档案记述的内容性质，设立若干个一级类目。

　　（2）二级类目是对一级类目职能的分解，按照单位工作职能、性质，结合档案特点设置。

　　（3）三级类目是对二级类目的细分，一般表现为归档范围的条款，可以用概括揭示问题或文件内容的主题词作为类目名称。

　　（4）保管期限

　　按照国家对保管期限划分的有关规定，对三级类目归档范围条款逐一确定其保管期限。

　　3．分类主题词表

　　为了计算机管理档案的需要，每个立档单位应在已编制以上两表的基础上，依据本单位职能并结合形成的档案内容编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。该表分类类目与主题词互相参照，形成规范化的检索标识，从而正确指出档案文件主题，提高标引的准确性和一致率，是实现计算机管理档案进行档案文件标引检索的重要基础。

　　编制档案分类主题词表，其方法为：以本单位已编制的分类类目细分表为主体构架，将类目细分表中的一部分非主题词性的类名转换为规范化的主题词或使它具有主题词功能，使主题词能够找到相应的类目，按照分类类目细分表的结构体系排列成分类号与主题词互相对应的词表。该表既集分类、主题词为一体，又是实现档案实体分类与信息检索一体化的重要途径，是文档单位档案分类的重要配套材料。

　　分类主题词表的结构如下图所示：

　　一级类（职能名称） 二级类（类别词） 三级类（类属词）

　　序号 类目名称 序号 类目名称 主题词范畴

　　01 党群工作 0101 党务工作 党员代表大会

　　在档案分类主题词表中，采用的排列方法为：职能名称（一级类）+ 类别词（二级类）+ 类属词（三级类），其中类别词为分类表中的二级类目，将其用主题词来规范，既有分类表中的类目作用，又是一个具有上位概念的主题词。主题词范畴中主题词的选定要根据词表的使用范围，选择那些在职能工作中经常出现的，具有检索意义和使用频率适中的最基本的名词术语。

　　（三）使用说明

　　说明档号标识和案卷排列方法。